Σε ορισμένες περιπτώσεις, κάποιοι εργαζόμενοι δεν πρέπει να ανατίθενται σε συγκεκριμένους τύπους βαρδιών, παρόλο που ανήκουν στην ίδια ειδικότητα ή τμήμα.
Για παράδειγμα:
- Ορισμένοι Υπάλληλοι Υποδοχής εργάζονται μόνο σε πρωινές και απογευματινές βάρδιες.
- Μόνο συγκεκριμένοι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν σε νυχτερινές βάρδιες.
- Certain employees may be temporarily authorized to perform specific duties.
- Η δυνατότητα ανάθεσης σε συγκεκριμένες βάρδιες μπορεί να αλλάζει με την πάροδο του χρόνου.
Το Workeen AI παρέχει διάφορους τρόπους για τη διαχείριση αυτών των περιπτώσεων, ανάλογα με το πώς η επιχείρησή σας οργανώνει τους ρόλους, τα προσόντα και τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων.
Μέθοδος 1: Χρήση Δεξιοτήτων
Πότε να χρησιμοποιήσετε Δεξιότητες
Η προσέγγιση αυτή είναι κατάλληλη όταν η δυνατότητα ανάθεσης σε μία βάρδια ενδέχεται να αλλάξει κατά καιρούς και πρέπει να παρακολουθούνται με ημερομηνίες ισχύος.
Παράδειγμα
Ας υποθέσουμε ότι έχετε τρεις Υπαλλήλους Υποδοχής δηλωμένους μέσω Κατηγοριών:
| Εργαζόμενος | Υπάλληλος Υποδοχής | Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας |
| Γιάννης | ✓ | ✗ |
| Κώστας | ✓ | ✗ |
| Θωμάς | ✓ | ✓ |
Μόνο ο Θωμάς μπορεί να εργαστεί σε νυχτερινές βάρδιες.
Βήμα 1: Δημιουργία Δεξιότητας
Μεταβείτε στο:
Παραμετροποίηση → Δεξιότητες
Δημιουργήστε μία νέα δεξιότητα, για παράδειγμα:
- Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας
- Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας
Βήμα 2: Ανάθεση της Δεξιότητας
Μεταβείτε στο:
Προσωπικό → Εργαζόμενοι
Αναθέστε τη δεξιότητα μόνο στους εργαζομένους που μπορούν να εργαστούν σε νυχτερινές βάρδιες.
Βήμα 3: Ρύθμιση της Πρότυπης Βάρδιας
Ανοίξτε την αντίστοιχη πρότυπη νυχτερινή βάρδια και ορίστε:
- Απαιτούμενη Κατηγορία: Υπάλληλος Υποδοχής
- Απαιτούμενη Δεξιότητα: Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας
Αποτέλεσμα
Κατά τον αυτόματο προγραμματισμό, το Workeen AI θα αναθέτει τη βάρδια μόνο σε εργαζομένους που:
- Ανήκουν στην κατηγορία «Υπάλληλος Υποδοχής» και
- Διαθέτουν τη δεξιότητα «Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας».
Πρόσθετο Πλεονέκτημα
Οι δεξιότητες υποστηρίζουν ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
Έτσι, η δυνατότητα ανάθεσης μπορεί να ενεργοποιείται ή να απενεργοποιείται αυτόματα για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους.
Για παράδειγμα, εάν ένας εργαζόμενος αποκτήσει δυνατότητα νυχτερινής εργασίας από τον επόμενο μήνα, αρκεί να ορίσετε την περίοδο ισχύος της δεξιότητας και ο αυτόματος προγραμματισμός θα το λάβει υπόψη.
Μέθοδος 2: Χρήση Κατηγοριών
Πότε να χρησιμοποιήσετε Κατηγορίες
Η προσέγγιση αυτή είναι κατάλληλη όταν η διάκριση αντιπροσωπεύει μία μόνιμη κατάσταση.
Παράδειγμα
Όλοι οι εργαζόμενοι της υποδοχής διατηρούν την κατηγορία:
- Υπάλληλος Υποδοχής
Οι εργαζόμενοι που μπορούν να εργαστούν σε νυχτερινές βάρδιες λαμβάνουν επιπλέον την κατηγορία:
- Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας
Η πρότυπη νυχτερινή βάρδια απαιτεί:
- Υπάλληλος Υποδοχής
- Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας
Αποτέλεσμα
Μόνο οι εργαζόμενοι που διαθέτουν και τις δύο κατηγορίες θα μπορούν να προγραμματιστούν στη συγκεκριμένη βάρδια.
Σημεία Προσοχής
Οι κατηγορίες δεν υποστηρίζουν ημερομηνίες ισχύος. Εάν ένας εργαζόμενος αποκτήσει ή χάσει προσωρινά τη δυνατότητα ανάθεσης, οι βάρδιες μπορεί να χρειαστούν χειροκίνητες αλλαγές.
Επιπλέον, η χρήση κατηγοριών για χαρακτηριστικά όπως η «Δυνατότητα Νυχτερινής Εργασίας» αναμειγνύει οργανωτικούς ρόλους με χαρακτηριστικά εργαζομένων.
Οι οργανισμοί που προτιμούν να διατηρούν τους ρόλους και τα προσόντα ξεχωριστά, ενδέχεται να βρουν τις “Δεξιότητες” (Skills) πιο κατάλληλες για αυτούς τους τύπους απαιτήσεων.
Μέθοδος 3: Χρήση Διαθεσιμοτήτων
Πότε να χρησιμοποιήσετε Διαθεσιμότητες
Η προσέγγιση αυτή είναι κατάλληλη όταν η δυνατότητα ανάθεσης εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα του εργαζομένου οι οποία αλλάξει συχνά.
Παραδείγματα:
- Ένας εργαζόμενος μπορεί να εργαστεί σε νυχτερινές βάρδιες μόνο ορισμένες ημέρες της εβδομάδας.
- Οι περιορισμοί αλλάζουν συχνά από εβδομάδα σε εβδομάδα.
- Οι εργαζόμενοι ενημερώνουν τακτικά τη διαθεσιμότητά τους.
- Η δυνατότητα εργασίας σε συγκεκριμένες βάρδιες εξαρτάται από προσωπικές υποχρεώσεις.
Παράδειγμα
Ένας εργαζόμενος μπορεί να εργάζεται σε νυχτερινές βάρδιες μόνο επιλεγμένα Σαββατοκύριακα.
Αντί να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες ή δεξιότητες, μπορείτε να δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενες ή μεμονωμένες μη διαθεσιμότητες για τις ημέρες ή ώρες που δεν πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για νυχτερινή εργασία.
Αποτέλεσμα
Κατά τον αυτόματο προγραμματισμό, το Workeen AI δεν θα αναθέτει βάρδιες που επικαλύπτονται με τις περιόδους μη διαθεσιμότητας του εργαζομένου.
Σημεία Προσοχής
Εάν χρησιμοποιούνται επαναλαμβανόμενες μη διαθεσιμότητες, ενδέχεται να χρειαστεί περιστασιακά να αφαιρούνται κάποιες από αυτές.
Για παράδειγμα, εάν υπάρχει επαναλαμβανόμενη μη διαθεσιμότητα κάθε βράδυ και αργότερα χρειαστεί να καταχωρηθεί άδεια μία συγκεκριμένη ημέρα, θα χρειαστεί πρώτα να εξαιρεθεί η επαναλαμβανόμενη μη διαθεσιμότητα για την ημερομηνία αυτή ώστε να αποφευχθούν επικαλύψεις.
Η προσέγγιση αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν οι περιορισμοί αλλάζουν συχνά και βασίζονται στη διαθεσιμότητα του εργαζομένου.
